Pandemia COVID-19 to niewątpliwie jeden z tych momentów w historii, który zmienił nasz świat na wielu płaszczynach. Jednym z najbardziej widocznych i odczuwalnych skutków była rewolucja w sposobie, w jaki pracujemy. Zamknięcie w domach, praca zdalna i konieczność szybkiej adaptacji do nowych warunków zmusiły firmy do przewartościowania swoich podejść do biur. Dziś, gdy kurz po pandemii nieco opadł, możemy spojrzeć wstecz i przeanalizować, co dokładnie się zmieniło. Aby lepiej zrozumieć te transformacje, zaprosiliśmy do rozmowy eksperta w dziedzinie projektowania środowisk pracy – Tomasza Nowaka, głównego architekta w renomowanym studiu projektowym „Space & People”, który od ponad dekady doradza największym korporacjom w optymalizacji ich biur.
Od przymusowej izolacji do nowej normalności
Redakcja: Panie Tomaszu, dziękujemy za przyjęcie zaproszenia. Zacznijmy od ogólnego spojrzenia. Jak w kilku słowach podsumowałby Pan to, co pandemia zrobiła z rynkiem powierzchni biurowych?
Tomasz Nowak: Dzień dobry, cała przyjemność po mojej stronie. Jeśli miałbym ująć to w jednym zdaniu: pandemia zadziałała jak gigantyczny katalizator zmian, które i tak by nadeszły, ale zajęłyby nam dekadę, a nie kilka miesięcy. Biuro przestało być domyślnym, obowiązkowym miejscem, do którego przychodzi się od poniedziałku do piątku, na osiem godzin, by usiąść przy swoim biurku. Stało się raczej narzędziem, przestrzenią wyboru, która musi zaoferować pracownikowi coś więcej niż tylko dostęp do szybkiego internetu i darmowej kawy – bo to większość z nas ma już w domu. Biura musiały przejść transformację z miejsca „gdzie muszę być” w miejsce „gdzie chcę być”.
Hybrydowy model pracy: Kompromis, który stał się standardem
Redakcja: Słowo „hybryda” odmieniane jest dziś przez wszystkie przypadki. Czy model hybrydowy to tylko chwilowy trend, czy raczej trwała zmiana paradygmatu?
Tomasz Nowak: Zdecydowanie to drugie. Z naszych badań i projektów, które obecnie realizujemy, jasno wynika, że ponad 80% firm przechodzi na jakiś wariant pracy hybrydowej. Pracownicy docenili czas zaoszczędzony na dojazdach i elastyczność, jaką daje praca z domu. Z drugiej strony, po miesiącach izolacji, dostrzegliśmy braki w komunikacji, spadki w innowacyjności i osłabienie więzi zespołowych. Hybryda to złoty środek. Jednak ten model wymaga drastycznej zmiany układu biura. Dawniej biura składały się w 70% z indywidualnych stanowisk pracy i w 30% z sal spotkań. Dziś te proporcje się odwracają. Skoro przychodzimy do biura, by spotkać się z ludźmi, potrzebujemy przestrzeni do kolaboracji.
Redakcja: Jakie konkretnie przestrzenie zyskują na znaczeniu?
Tomasz Nowak: Zdecydowanie królują strefy współpracy, ale w bardzo zróżnicowanych formach. Zamiast ogromnych, formalnych sal konferencyjnych, projektujemy teraz:
- Strefy kreatywne (Brainstorming areas): Wyposażone w zmywalne ściany, mobilne ekrany i pufy, zachęcające do luźnej wymiany myśli.
- Pokoje do spotkań ad-hoc: Niewielkie sale dla 2-4 osób, których nie trzeba rezerwować z tygodniowym wyprzedzeniem.
- Budki akustyczne (Phone booths): Absolutny „must-have” w dzisiejszych czasach, pozwalające na odbycie prywatnej rozmowy telefonicznej lub wideokonferencji bez przeszkadzania innym.
- Strefy socjalne przypominające kawiarnie: Gdzie przy dobrej kawie można wymienić się pomysłami i zacieśnić relacje międzyludzkie. Miejsca te często pełnią funkcję „serca” całego biura.
- Audytoria w stylu „Town Hall”: Wielofunkcyjne otwarte przestrzenie, z trybunami i dużymi ekranami, przeznaczone na zebrania całego zespołu i komunikację od zarządu, często transmitowane na żywo do pracowników zdalnych.
Bezpieczeństwo i well-being jako fundament projektowania
Redakcja: Wróćmy pamięcią do pierwszych miesięcy pandemii. Głównym tematem było bezpieczeństwo. Jakie rozwiązania z tamtego okresu zostały z nami na stałe?
Tomasz Nowak: Strach przed infekcją bardzo mocno wpłynął na świadomość pracodawców i pracowników w kwestii higieny i jakości powietrza. Zainwestowano potężne środki w nowoczesne systemy HVAC (ogrzewanie, wentylacja, klimatyzacja). Lepsza filtracja powietrza, częstsza jego wymiana, a nawet systemy oczyszczania za pomocą promieni UV to dziś standard w budynkach klasy A. Ponadto, projektując przestrzenie, zwracamy większą uwagę na gęstość zaludnienia. Skończyła się era „upakowywania” pracowników biurko w biurko na otwartych przestrzeniach (open space). Zapewniamy więcej oddechu, szersze ciągi komunikacyjne oraz bezdotykowe rozwiązania na każdym kroku – od baterii umywalkowych, przez bezdotykowe otwieranie drzwi za pomocą smartfona, po windy, które same rozpoznają pracownika po wejściu do budynku i zawożą go na odpowiednie piętro.
Redakcja: A co z szeroko pojętym dobrostanem, czyli well-beingiem?
Tomasz Nowak: Pandemia uwypukliła problemy związane ze zdrowiem psychicznym. Praca w zamknięciu prowadziła do stresu i wypalenia zawodowego. Dlatego dziś biuro musi dbać o dobrostan pracowników holistycznie. Wprowadzamy do wnętrz więcej natury – to trend zwany „biophilic design”. Żywe ściany, duża ilość roślinności, maksymalne wykorzystanie światła dziennego, naturalne materiały wykończeniowe jak drewno, kamień czy tkaniny, mają ogromny wpływ na samopoczucie. Tworzymy również strefy relaksu, pokoje cichej pracy, biblioteki, a nawet miejsca, w których można na chwilę się zdrzemnąć, pomedytować lub poćwiczyć jogę. Zauważyliśmy również wzrost świadomości dotyczącej neuroróżnorodności. Dzisiejsze biura muszą oferować przestrzenie dostosowane do osób wysoko wrażliwych na bodźce (światło, hałas), dla których wielkie open space’y bywają destrukcyjne.
Akustyka – cichy bohater nowoczesnego biura
Redakcja: Wspomniał Pan o hałasie. Czy otwarte przestrzenie oznaczają więcej zgiełku? Jak sobie z tym radzicie w nowych projektach?
Tomasz Nowak: To prawda, akustyka to jedno z największych wyzwań w biurach hybrydowych, zwłaszcza gdy na open space odbywa się nieskończona ilość połączeń na Teams czy Zoom. Nasze podejście diametralnie się zmieniło. Stosujemy zaawansowane materiały dźwiękochłonne: od paneli sufitowych i ściennych, przez grube, miękkie wykładziny, aż po tapicerowane meble, które pochłaniają dźwięk. Dodatkowo wprowadzamy „sound masking”, czyli systemy maskowania dźwięku emitujące bardzo cichy szum białego tła, który sprawia, że rozmowy toczące się kilka metrów dalej stają się niezrozumiałe, a przez to mniej rozpraszające.
Elastyczność i modularność: Biuro, które żyje z organizacją
Redakcja: Pandemia pokazała, że sytuacja może zmienić się z dnia na dzień. Jak przygotować na to przestrzeń fizyczną?
Tomasz Nowak: Słowem-kluczem jest tutaj elastyczność (agile). Tradycyjne, ciężkie meble i na stałe wymurowane ściany odchodzą do lamusa. Przyszłością są rozwiązania modułowe. Przestrzenie biurowe muszą mieć zdolność do szybkiej rearanżacji bez konieczności przeprowadzania generalnego remontu. Projektujemy biura w oparciu o mobilne ścianki działowe, meble na kółkach, modułowe systemy siedzisk, które można dowolnie konfigurować w zależności od aktualnych potrzeb zespołu. Jeśli dziś zespół potrzebuje dużej przestrzeni do warsztatów Design Thinking, zestawiamy stoły. Jeśli jutro potrzebuje miejsca do pracy w skupieniu nad kodem, rozdzielamy je i odgradzamy panelami akustycznymi.
Redakcja: Czy to oznacza koniec „własnego biurka”?
Tomasz Nowak: Dla zdecydowanej większości pracowników – tak. Koncepcja „hot desking” lub „desk sharing”, czyli współdzielenia stanowisk pracy, stała się nową normą, zwłaszcza w większych korporacjach. Skoro przychodzimy do biura np. dwa lub trzy dni w tygodniu, utrzymywanie w 100% dedykowanego stanowiska jest dla firm ekonomicznie i ekologicznie nieuzasadnione. Zamiast tego pracownicy rezerwują stanowisko przez specjalną aplikację na dany dzień. Bardzo ważne jest jednak, by w zamian zaoferować im wygodne, osobiste szafki (lockery) oraz zadbać o perfekcyjną ergonomię współdzielonych miejsc. Każde stanowisko powinno być wyposażone w biurka z elektryczną regulacją wysokości, wysokiej klasy fotele z pełną regulacją i podwójne monitory na ruchomych ramionach, by każdy użytkownik mógł w kilkanaście sekund dostosować sprzęt do swoich warunków fizycznych.
Technologia spajająca świat fizyczny z cyfrowym
Redakcja: Skoro mowa o aplikacjach, jak wielką rolę odgrywa dziś technologia w zarządzaniu powierzchnią biurową?
Tomasz Nowak: Technologia stała się nerwem centralnym nowoczesnego biura. Mówimy o rozwiązaniach typu „Smart Office”. Bez odpowiedniego oprogramowania, zarządzanie biurem w modelu hybrydowym byłoby chaosem. Narzędzia cyfrowe pozwalają nie tylko na rezerwację biurek, sal konferencyjnych czy miejsc parkingowych. Zbierają one również anonimowe dane o tym, jak biuro jest wykorzystywane – które strefy są popularne, a które świecą pustkami. Dzięki analityce i Internetowi Rzeczy (IoT), czyli inteligentnym czujnikom zajętości, jakości powietrza czy temperatury, menedżerowie (Facility Management) mogą na bieżąco optymalizować przestrzeń, zmniejszać zużycie energii i dopasowywać układ biura do realnych, mierzalnych potrzeb użytkowników.
Redakcja: A jak technologia wspiera same spotkania, biorąc pod uwagę, że zawsze ktoś jest „na zdalnym”?
Tomasz Nowak: To wyzwanie, które nazywamy zjawiskiem „równości spotkań” (meeting equity). Chodzi o to, aby uczestnicy zdalni nie czuli się wykluczeni ani marginalizowani w stosunku do osób fizycznie obecnych w sali. Wyposażenie sal spotkań przeszło gigantyczną ewolucję. Dawniej zwykła kamera zamontowana na końcu stołu sprawiała, że uczestnicy zdalni widzieli jedynie zarys sylwetek na drugim końcu długiego stołu. Dziś montujemy inteligentne kamery, które automatycznie podążają za głosem, kadrując mówcę, oraz oprogramowanie, które wyodrębnia twarze poszczególnych osób z sali na oddzielne kafelki na ekranie (tzw. smart framing). Ponadto stosujemy zaawansowane mikrofony sufitowe (matryce mikrofonowe) wycinające zanieczyszczenia z tła, takie jak stukanie w klawiaturę czy szum klimatyzacji, a także wirtualne i fizyczne interaktywne tablice, by praca twórcza odbywała się na równych prawach bez względu na lokalizację.
Zrównoważony rozwój, czyli zielone biura w epoce post-COVID
Redakcja: Wiele mówi się teraz o aspektach ESG (Environmental, Social, Governance). Czy pandemia przyspieszyła również „zielenienie” biur?
Tomasz Nowak: Zdecydowanie tak. Świadomość ekologiczna dramatycznie wzrosła. Firmy nie tylko optymalizują metraż z powodu pracy hybrydowej, ale również szukają oszczędności i zmniejszają swój ślad węglowy. Klienci coraz częściej wymagają certyfikatów ekologicznych takich jak BREEAM czy LEED, a także stosunkowo nowego certyfikatu WELL, który skupia się bezpośrednio na zdrowiu i komforcie człowieka w budynku. Przy projektowaniu zwracamy uwagę na materiały pochodzące z recyklingu, obieg cyrkularny – kupujemy meble używane lub poddajemy renowacji stare, używamy wykładzin ze zrecyklingowanych sieci rybackich. Oświetlenie LED, systemy oszczędzające wodę szarą, instalacje fotowoltaiczne na dachach biurowców to dziś absolutne standardy. Biuro przyszłości musi być dobre nie tylko dla ludzi, ale i dla planety.
Wyzwania stojące przed pracodawcami
Redakcja: Zmiana to nie tylko plusy, ale i liczne wyzwania. Z czym obecnie zmagają się Pana klienci najczęściej?
Tomasz Nowak: Największym i najtrudniejszym wyzwaniem jest zarządzanie zmianą (change management). Zmiana kultury organizacyjnej i przyzwyczajeń menedżerów trwa najdłużej. Nawet najpiękniejsze, zaawansowane technologicznie biuro nie zadziała, jeśli kultura firmy nadal opiera się na mikrozarządzaniu i braku zaufania, a fizyczna obecność przy biurku traktowana jest jako wskaźnik produktywności. Drugim ogromnym wyzwaniem jest to, jak zachęcić pracowników do powrotu do biura, unikając stosowania twardego przymusu.
Redakcja: No właśnie, jak to osiągnąć? Co sprawia, że ludzie chcą przychodzić do biura?
Tomasz Nowak: Koncepcja „magnet office” (biura-magnesu) polega na tworzeniu przestrzeni tak atrakcyjnych, by ludzie sami odczuwali potrzebę przebywania w nich. Musi to być miejsce, które oferuje tzw. „employee experience” na poziomie, którego pracownik nie jest w stanie odtworzyć we własnym mieszkaniu. Mowa tu o najwyższej klasy ergonomii, doskonałych strefach do pracy zespołowej (do których w domu zazwyczaj nie mamy warunków), ale także o integracji społecznej. Wspólne posiłki, doskonała kawa z profesjonalnego ekspresu, nieformalne rozmowy w kuluarach (tzw. water-cooler moments), które często są iskrą dla niespodziewanych innowacji. Pracodawcy muszą zadbać o to, by dojazd do biura po prostu się opłacał – emocjonalnie, intelektualnie i społecznie.
Podsumowanie
Wywiad z ekspertem jasno ukazuje, że pandemia trwale i bezpowrotnie przeobraziła nasz stosunek do biurowych przestrzeni. Tradycyjne rzędy identycznych biurek na otwartych planach ustępują miejsca elastycznym, stymulującym kreatywność i współpracę ekosystemom, które są wspierane przez zaawansowaną technologię i analitykę danych. Biuro z miejsca codziennej, żmudnej pracy indywidualnej stało się centrum spotkań, socjalizacji, wymiany myśli i sercem budowania kultury organizacyjnej.
Sukces w nowej, post-pandemicznej rzeczywistości osiągną przede wszystkim te organizacje, które zrozumieją, że biuro nie jest już tylko kosztem w Excelu. To strategiczna inwestycja. Inwestycja w elastyczne, bezpieczne, wysoce responsywne i zorientowane na dobrostan pracownika środowisko pracy to tak naprawdę inwestycja w retencję talentów, innowacyjność i długoterminowe zaangażowanie całego zespołu. Przyszłość pracy jest hybrydowa, zrównoważona i zdigitalizowana, a zdolność do adaptacji to kluczowa zasada na dynamicznie zmieniającym się rynku pracy i nieruchomości komercyjnych.
